La conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cosa dice la legge

Da ormai più di 6 mesi vige anche in Italia l’obbligo per la maggior parte delle aziende di emettere fatture elettroniche, nei confronti della PA e dei privati. Quando si potevano produrre fatture in formato cartaceo tali documenti andavano conservati nel formato originale: stampati e archiviati in cartelle suddivise per anno, da conservare per 10 anni. Tale obbligo di conservazione vige anche oggi, ma riguarda le fatture in formato elettronico. Vediamo ora come si effettua la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Come conservare una fattura elettronica
La questione è semplice: così come un tempo le fatture andavano conservate nell’originale formato cartaceo, con un numero progressivo e le eventuali marche da bollo presenti, oggi tali documenti vanno conservati in forma elettronica. Ma non come pensano alcuni, in una semplice copia del file originale. Una fattura è un documento che deve avere un valore legale; in quanto tale deve essere conservabile nel tempo, e non alterabile. Perché una fattura elettronica possieda questo tipo di caratteristiche deve avere un numero progressivo e una marca temporale, che renda impossibile modificarne le caratteristiche nel corso del tempo. Questo per evitare che il contribuente manometta le fatture in suo possesso, rendendo praticamente impossibile fare eventuali controlli e verifiche a anni di distanza dal giorno della prima emissione.

Software per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Oggi chi deve produrre una fattura elettronica lo fa utilizzando appositi software, che ne consentono anche l’invio al sistema di interscambio e il controllo della ricezione da parte del cliente e del successivo pagamento. Alcuni di questi software sono progettati per controllare ed effettuare l’intero flusso delle fatture elettroniche: dalla produzione fino all’archiviazione. I documenti conservati tramite questi software non solo vengono automaticamente dotati di un numero progressivo identificativo, ma il programma consente anche di attribuire ad ogni fattura dei certificati che la rendono non modificabile nel tempo; si tratta di marcature temporali, che permettono di stabilire la perfetta idoneità della conservazione sostitutiva della fattura elettronica, la quale risulterà immutata anche a distanza di anni.

Le fatture per la PA
Se le fatture elettroniche tra privati sono una novità degli ultimi mesi, la fattura elettronica per chi svolge attività con la pubblica amministrazione è una realtà ormai da alcuni anni. Dal 2015 vige infatti l’obbligo per le aziende che hanno rapporti con la PA di utilizzare esclusivamente fatture elettroniche. Anche in questo caso i documenti conservati devono avere tutti i certificati che consentano di comprovare la loro totale autenticità.

L’archivio delle fatture oggi
Si configura quindi la presenza in azienda di un archivio ibrido per le fatture. Visto che le aziende e i privati hanno l’obbligo di conservare una fattura per 10 anni, ad oggi molte aziende possiedono ancora ampi archivi di fatture in formato cartaceo. Per poter gestire i documenti di un cliente con cui si ha un rapporto che si protrae negli anni può risultare comoda la preparazione di specifici archivi, che contengano sia fatture elettroniche, sia fatture in formato cartaceo. Volendo una soluzione può essere quella di digitalizzare l’intero archivio di fatture cartacee raccolto negli anni passati, in modo da renderlo maggiormente fruibile.

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